Инструменты переговоров. Протокол переговоров, как необходимое условие результата
Все, о чем пишу – делаю на практике. Изучите результативные техники продаж и получите персональное внимание на ИНДИВИДУАЛЬНОМ тренинге по продажам, переговорам или влиянию.
В любых переговорах, вне зависимости от того, какими они были жесткими и трудными для вас и оппонента, или насколько быстро и безболезненно вы пришли к общему решению, вам нужно сформулировать принятые решения в виде протокола переговоров.
Можно назвать сразу как минимум три причины, по которым необходимо фиксировать результаты договоренностей и решения переговоров в письменной форме.
Причина номер один. Протокол переговоров является формулировкой решений, которые приняты и согласованы несколькими участниками встречи. Это результат работы всей переговорной группы. Задача в том, чтобы сделать эти формулировки едиными для всех и одинаково трактуемыми каждым участником переговоров.
Причина номер два. Протокол переговоров и подписи участников в нем являются прямым подтверждением их согласия с решениями переговорного раунда. Решения могут появляться в результате сближения позиций, поиска компромисса, выхода за рамки переговорных вопросов, но в любом случае они отражают соответствие достигнутых договоренностей основным интересам сторон.
Причина номер три. Протокол переговоров является одним из способов юридического закрепления принятых решений, пусть его и нечасто используют для прямого юридического доказательства. В любом случае, наличие протокола переговоров и письменно зафиксированных в нем решений позволит существенно снизить риск отказа от выполнения договоренностей после окончания переговорного раунда.
Поэтому, требования к оформлению протокола переговоров можно сформулировать несколькими тезисами:
Протокол должен быть кратким, насколько это выполнимо в контексте проведенных переговоров и принятых решений.
Формулировки решений должны быть конкретными и измеримыми.
Сроки исполнения решений должны быть точно обозначены.
Лица, отвечающие за внедрение или реализацию решений, должны быть указаны в протоколе.
Неоднократно замечал в переговорной практике простую зависимость. Уровень подготовки к переговорам оказывает прямое влияние на качество протокола этих переговоров. Слабое внимание к подготовке сказывается на протоколе и нередко создает совершенно неприменимые в жизни документы. И часто, то, что в протоколе может быть указано, как «Решения», решениями в действительности не является.
В качестве примера я прошу вас прочитать выдержку из протокола, который я изучал при подготовке к важным переговорам с клиентом. Ранее диалог с ним вел другой менеджер. Мне нужно было понять, о чем они договорились на предыдущей встрече. И вот, что я прочитал (это дословная выдержка, цитата из протокола).
В этом тексте нет ни одного выдуманного слова. Именно такую формулировку стороны включили в протокол встречи. Понятно ли стало мне, что именно и в какой срок должно произойти в результате такого «Решения» и кто отвечает за результат? Нет. Произошло ли что-то в действительности? Нет. Всеобщая обеспокоенность, отражение которой мы видим в тексте, заслоняет очевидную неприменимость документа. В результате отсутствия изменений после таких «Решений», стороны вынуждены встречаться вновь и все начинать сначала. Как и случилось на моей встрече с клиентом.
Если вы будете позволять протоколам своих переговоров с клиентами выглядеть подобным образом, вы рискуете не сдвинуться с места. Нет условий для развития отношений в результате исполнения договоренностей, если эти договоренности невозможно выполнить. Ваша задача – проявить заинтересованность в исполнении решения на этапе составления протокола переговоров.
Не углубляясь в правила оформления протокола, к которым можно отнести: дату составления, список присутствующих лиц и должности, темы обсуждения или список переговорных вопросов, описание первоначальных позиций сторон и т.д., хочу дать несколько рекомендаций в том, что касается описания принятых в переговорах решений. Если вы сделаете ошибку в должности переговорщика, это может быть принято за опечатку, если ошибетесь в изложении решений, последствия могут быть куда серьезнее. Смотрим таблицу ниже.
Всегда помните о простой взаимосвязи между подготовкой к переговорам и формулировками протокола. Чем лучше подготовились – тем точнее, понятнее и короче ваш протокол переговоров.
Не менее важно помнить о важном правиле. Результаты договоренностей, оформленные в виде протокола переговоров должны быть понятны любому вашему сотруднику, который прямо не вовлечен в это обсуждение, но работает в вашей команде. Поэтому вы можете использовать это правило, как тест. Дайте вашему менеджеру по работе с ключевыми клиентами прочитать протокол переговоров с клиентом другого сегмента рынка. Если договоренности, запланированные действия, сроки исполнения и ответственные лица понятны, скорее всего, вам удастся выполнить решения переговоров.
Только если вы не встретитесь с ситуацией, когда вы или ваш оппонент не захотите, или не сможете этого сделать. Несколько слов об этом – в следующей статье.
Все, о чем пишу – делаю на практике. На тренингах по продажам, переговорам и влиянию отрабатываем техники и алгоритмы в практических кейсах, упражнениях и ролевых играх. Помогаю повысить персональную эффективность в продажах и коммерческих переговорах.
Изучите результативные техники продаж и получите персональное внимание на ИНДИВИДУАЛЬНОМ тренинге по продажам, переговорам или влиянию.
